Verhuizen met een bedrijf: alles moet werken op maandagochtend

Een bedrijfsverhuizing gaat zelden mis op de dingen waar iedereen aan denkt. De verhuiswagen is geregeld, de bureaus staan klaar, de vloer ligt erin. Waar het misgaat, is de laag die je niet ziet: de internetaansluiting die zes weken levertijd blijkt te hebben, de meterkast die te weinig groepen heeft voor de nieuwe machines, de wifi die in het oude pand prima was en in de nieuwe hal na twintig meter wegvalt.

Wij van CS Installatie.nl komen dat elk jaar een paar keer tegen, meestal op een moment dat er niets meer aan te doen is zonder haast en meerkosten. Deze pagina is daarom vooral bedoeld voor het moment dat je nog wél tijd hebt: als het huurcontract net is getekend, of zelfs als je nog aan het kiezen bent tussen twee panden.

Wat er in de praktijk misgaat

De internetaansluiting is vergeten

Dit is met afstand nummer één. Een zakelijke glasvezelaansluiting op een bedrijventerrein heeft een levertijd die je in weken telt, niet in dagen, en als er nog gegraven moet worden, kan het maanden duren. Wij zien regelmatig bedrijven die in een gloednieuw pand op De Vaart of Stichtsekant zitten met een 4G-router op de balie, omdat er pas na de sleuteloverdracht aan is gedacht.

Dat is niet iets wat wij oplossen, de aansluiting komt van je provider. Maar het is wel het eerste waar we naar vragen, want de hele planning hangt eraan.

De meterkast blijkt te klein

Een pand dat jarenlang als opslag is gebruikt heeft een heel andere elektrische installatie nodig dan hetzelfde pand met vijftien werkplekken, een koffiehoek, een serverkast en een paar machines. Wij openen bij de schouw altijd de kast, want wat erop staat geplakt klopt zelden met wat er werkelijk op zit.

De bekabeling van de vorige huurder is onbruikbaar

Er ligt bekabeling, dus dat is meegenomen. Tot je hem doormeet. Soms is het Cat5 uit 2003, soms ligt de helft los in een plafond, soms lopen er dertig kabels naar een kast waarvan niemand nog weet welke waarheen gaat. Doormeten is dan de goedkoopste beslissing die je kunt nemen: het kost een dag en het voorkomt dat je in week één alsnog een installateur moet bellen.

De wifi is opnieuw ontworpen op gevoel

In het oude kantoor werkte het prima met drie accesspoints, dus bestellen we er weer drie. Maar het nieuwe pand heeft betonnen wanden, of het is een hal met stellingen van zes meter hoog. Het aantal punten dat je nodig hebt volgt uit het gebouw, niet uit wat je gewend was.

Beveiliging komt als laatste

Camera’s, alarm en toegangscontrole worden vaak pas geregeld als de rest staat. Het gevolg: kabels die er achteraf bij moeten, opbouwgoten langs een net opgeleverde wand, en een alarminstallatie die op de dag van de verhuizing nog niet doorgemeld is, precies de dag dat de deuren de hele dag openstaan.

Hoe zo’n gesprek bij ons gaat

Als je belt, beginnen we niet met een productenlijst. We stellen drie vragen, en de derde is de belangrijkste.

Wat is de wens? Niet ‘we willen camera’s’, maar: wat moet er straks kunnen. Wil je ’s avonds kunnen zien wie er op het terrein rijdt? Moeten de scanners overal in de hal blijven werken? Moet de schoonmaak buiten kantoortijd binnen kunnen zonder sleutel?

Wat is het budget? Niet om ernaartoe te rekenen, maar om te weten in welke orde van grootte we denken. Een bedrag van tienduizend euro leidt tot een ander plan dan honderdduizend, en dat mag ook.

Wat verwacht je dat je daarvoor krijgt? Dit is de vraag die we altijd stellen en die zelden wordt gesteld. Als de verwachting en het budget niet bij elkaar passen, zeggen we dat meteen, inclusief wat er wél voor kan, of hoe je het in twee fases doet. Een offerte die achteraf tegenvalt heeft niemand iets aan.

Daarna lopen we het pand door. Niet met een plattegrond op de bank, maar echt: door de hal, langs de meterkast, over het terrein. Je krijgt een tekening met het kabeltracé, de patchkast, de wifi-dekking en de camerastandpunten, en een offerte die per onderdeel is uitgesplitst.

Waar je geld bespaart door vroeg te zijn

• Eén keer breken in plaats van drie keer. Data, elektra en beveiliging kunnen door hetzelfde tracé. Als die drie in één opdracht zitten, betaal je één keer voor het openleggen en dichtmaken.
• Kabel weg vóór de afbouw. In een casco pand is een kabel trekken een kwestie van uren. Nadat het plafond dicht is, is het een halve dag en een schilder.
• Geen spoedtarieven en geen spoedlevering. Het meeste materiaal ligt in ons magazijn in Almere. Maar een specifieke switch of een lange glasvezel met de juiste connectoren wil je gewoon op tijd besteld hebben.
• Geen dubbel werk. Als de wifi wordt ontworpen ná het plaatsen van de stellingen, hangen de punten bijna altijd verkeerd. Verplaatsen kost meer dan meteen goed hangen.
• Geen tijdelijke oplossingen die blijven hangen. De 4G-router op de balie en het verlengsnoer over de gang zijn bedoeld voor twee weken, en liggen er twee jaar later nog.

Denk vooruit, ook al kost dat nu iets

De meeste spijt die we tegenkomen gaat niet over te veel uitgeven, maar over te krap kiezen. Een patchkast die precies vol zit. Een groepenkast zonder ruimte. Vier datapunten per werkplek terwijl er zes hadden gemoeten. Glasvezel met precies genoeg vezels, waardoor er bij de volgende uitbreiding opnieuw gegraven moet worden.

Het verschil in prijs tussen ‘precies genoeg’ en ‘ruimte om te groeien’ is bij de aanleg meestal klein, omdat het arbeidsloon het grootste deel is. Achteraf uitbreiden is bijna altijd duurder dan het meteen goed doen. Neem daar de tijd voor, en haal er iemand bij die met je meedenkt in plaats van iemand die alleen een lijst afwerkt. Snel snel is in dit vak zelden goedkoop.