Netwerk in kaart brengen en vastleggen
In de meeste panden weet niemand nog welke poort waar uitkomt. Bij elke storing en bij elke verbouwing wordt dat opnieuw uitgezocht, en elke keer betaal je daarvoor. Eén keer goed in kaart brengen maakt daar een einde aan.
Waarom het altijd zoek is
Bijna geen enkel bedrijfsnetwerk is in één keer aangelegd. Er kwam een werkplek bij, een camera, een accesspoint, een pinautomaat, een deurcontroller. Elke keer trok iemand een kabel en prikte die ergens in. Soms met een sticker erop, meestal niet. Wie het gedaan heeft werkt er inmiddels niet meer, en de tekening waar het op stond is nooit gemaakt.
Het gevolg zie je pas als er iets moet. Er is een storing, en er gaat een halve dag op aan uitzoeken welke kabel bij welke ruimte hoort. Er komt een verbouwing, en er wordt uit voorzichtigheid niets losgetrokken omdat niemand durft te zeggen wat er dood is. Er komt een nieuwe installateur, en die begint weer van voren af aan. Dat uitzoekwerk betaal je telkens opnieuw, en het levert nooit iets op wat blijft.
Wat wij eronder verstaan
Een netwerk in kaart brengen is bij ons geen bureaustudie. Wij lopen het pand af, meten elke aansluiting fysiek door, vinden elke poort terug naar de ruimte waar hij uitkomt, plakken er aan beide kanten een label op dat overeenkomt, en leggen alles vast in een poortlijst, op een plattegrond en in een meetbestand. Wat er niet meer werkt of nergens meer op uitkomt schrijven we ook op, want dode kabels zijn ruimte die je terugkrijgt.
Het verschil met een lijstje uit de switch is dat een switch je alleen vertelt wat er nu actief is. Een poort waar niets in zit staat daar als leeg, ook als er een prima kabel aan hangt die naar de tweede verdieping loopt. Wat er ligt zie je alleen door te meten.
Zo verloopt een inventarisatie
Kast open en tellen
We beginnen bij het verdeelpunt. Hoeveel patchpanelen, hoeveel poorten, welke switches, welke apparatuur hangt eraan en hoe is de voeding geregeld. Alles wat we aantreffen gaat op de foto voordat er iets verandert.
Poort voor poort terugvinden
Met een toongenerator op de kabel en een zoeker aan de andere kant volgen we elke aansluiting naar de ruimte waar hij uitkomt. Dat is het monnikenwerk, en er is geen slimme afkorting voor.
Doormeten
Elke gevonden aansluiting gaat door de meter: lengte, doorverbinding, demping en overspraak, met een uitslag per punt. Zo weet je meteen welke aansluitingen bruikbaar zijn en welke niet.
Labelen aan beide kanten
Hetzelfde nummer op het patchpaneel, op de kabel en op de wandcontactdoos. Geen eigen bedenksel maar een systeem dat logisch doorloopt door het hele pand, zodat het over vijf jaar nog klopt.
Op tekening zetten
De plattegrond van het pand met daarop elk aansluitpunt, het nummer dat erbij hoort en het tracé waar de kabel loopt. Ook de verdeelpunten en de onderlinge verbindingen daartussen.
Overdragen
Je krijgt het dossier digitaal, in bestandsformaten die je zonder ons kunt openen en aanpassen. Wij bewaren een kopie, zodat de helpdesk bij een melding dezelfde tekening voor zich heeft als jij.
Het dossier na afloop
Poortlijst van kast naar ruimte
Per poortnummer waar hij uitkomt, in welke ruimte, op welke wand en wat erop aangesloten zit. De lijst waar de rest aan hangt.
Labels die overeenkomen
Aan beide uiteinden hetzelfde nummer, machinaal geprint en niet met een stift. Handgeschreven labels zijn na een paar jaar in een warme kast niet meer te lezen.
Plattegrond met aansluitpunten
Elk punt ingetekend op de tekening van het pand, met de verdeelpunten en de verbindingen daartussen. Dit is wat een aannemer of een nieuwe installateur nodig heeft.
Meetdata per aansluiting
De gemeten waarden per punt, zodat je later kunt vergelijken. Verandert er iets, dan zie je of het aan de kabel ligt of ergens anders aan.
Overzicht van de apparatuur
Welke switches, accesspoints, camera’s en controllers er hangen, op welke poort, met welk adres en met welk stroomverbruik uit de PoE-begroting.
Lijst met dode en dubbele kabels
Wat nergens meer op uitkomt, wat dubbel getrokken is en wat eruit kan. Regelmatig scheelt dat een flink deel van de bundel en levert het ruimte op in de kast.
“De klant betaalt het uitzoekwerk toch wel. De vraag is alleen of je het één keer betaalt en houdt, of elke storing opnieuw.”John van den Bosch, verantwoordelijk voor engineering en oplevering bij CS Installatie
Wat het later scheelt
De winst zit niet in de dag dat het dossier klaar is, maar in alles wat erna komt. Een storingsmelding waarbij de monteur al voor vertrek weet welke poort en welke ruimte het is, scheelt het eerste uur zoeken. Een verbouwing waarbij vooraf duidelijk is welke twaalf aansluitingen in dat deel van het pand liggen, scheelt het risico dat de helft er per ongeluk uitgaat. Een uitbreiding waarbij je op de tekening ziet dat er al vier ongebruikte kabels naar die hoek lopen, scheelt een trekklus.
En er is nog iets. Een pand met een kloppende poortlijst is niet afhankelijk van één partij. Je kunt van installateur wisselen zonder dat de nieuwe eerst een week nodig heeft om te begrijpen wat er ligt. Dat is precies waarom wij het dossier in gewone bestandsformaten opleveren en niet in een systeem waar je bij ons voor terug moet komen.
Wanneer het het meeste oplevert
Bij het overnemen of huren van een pand. Voordat je gaat inrichten wil je weten wat er ligt en wat daarvan bruikbaar is. Dat bepaalt hoeveel er getrokken moet worden en dus een groot deel van je inrichtingsbudget. Zie ook een nieuw bedrijfspand inrichten.
Bij het wisselen van installateur. De overdracht die je op papier krijgt is zelden compleet. Een eigen inventarisatie maakt van een overdracht een feitelijke situatie, en daar kan iedereen daarna mee verder.
Voor een verbouwing of uitbreiding. Een aannemer die weet waar de tracés lopen, boort er niet doorheen. Dat is goedkoper dan achteraf uitzoeken op welke meter er iets is geraakt, hoe goed dat achteraf ook te vinden is.
Als een verzekeraar, afnemer of auditor erom vraagt. Bij audits en bij aanbestedingen wordt steeds vaker gevraagd om documentatie van de technische infrastructuur. Een poortlijst met tekening en meetdata is daar het antwoord op.
Bij een verhuizing. Wat je meeneemt, wat je achterlaat en wat er op de nieuwe locatie moet komen, begint met weten wat er nu staat. Meer daarover bij bedrijf verhuizen.
Meestal komt de kast er ook uit
Tijdens het in kaart brengen zit je toch al in de patchkast, met elke kabel in de hand. Dat is het moment om er ook orde in te scheppen: dode kabels eruit, panelen op volgorde, patchkabels op lengte, voeding gescheiden. Veel klanten combineren de inventarisatie daarom met het saneren van de patchkast of met een nieuw opgebouwde kast. Twee keer dezelfde kabels aanraken is zonde.
Wil je eerst lezen wat er precies in zo’n dossier hoort, kijk dan bij je netwerk documenteren.
Waar de kosten vandaan komen
Het aantal aansluitingen bepaalt het meeste, want het terugvinden en meten gebeurt per punt. Daarnaast telt mee hoe verspreid het pand is en hoeveel verdiepingen of hallen er zijn, of de bestaande situatie nog enigszins te herleiden is of dat we bij nul beginnen, hoe bereikbaar de aansluitpunten zijn en of er ergens een hoogwerker bij komt, of er naast de poortlijst ook een getekende plattegrond moet komen, en of we het meteen combineren met opruimen en opnieuw labelen van de kast. Is er al een plattegrond van het pand beschikbaar, dan scheelt dat tekenwerk.
Vragen over inventariseren en documenteren
Hoe lang duurt het in kaart brengen van een netwerk?
Reken op een dag voor een kantoor met vijftig tot honderd aansluitingen, mits de kast redelijk toegankelijk is. Bij een pand waar helemaal niets gelabeld is en de kabels door meerdere ruimtes verspreid liggen, loopt het op naar enkele dagen. Het terugvinden kost de tijd, niet het meten.
Moet het pand dicht of kan er doorgewerkt worden?
Er kan doorgewerkt worden. We halen aansluitingen één voor één uit het paneel, dus per keer is er hooguit één werkplek even offline. We stemmen vooraf af welke ruimtes wanneer aan de beurt zijn. Voor productieomgevingen en winkels doen we het waar nodig buiten openingstijden.
Kan dit niet gewoon uit de switch worden gelezen?
Deels. Een switch laat zien welke poorten actief zijn en welke apparaten daarop reageren, maar niet waar de kabel fysiek uitkomt en niet welke kabels er nog meer liggen zonder dat er iets in zit. Voor het beeld dat je nodig hebt bij een verbouwing of een storing moet je het pand in.
Wat als er kabels bij zitten die nergens meer op uitkomen?
Die zetten we op een aparte lijst. Vaak is dat een aanzienlijk deel van de bundel: kabels naar werkplekken die er niet meer zijn, naar een printerhoek die verplaatst is, of dubbel getrokken tijdens een eerdere verbouwing. Je beslist zelf of ze eruit gaan; wij adviseren daarover en voeren het uit als je dat wilt.
In welke vorm krijg ik de documentatie?
Als een poortlijst in een tabelbestand, een plattegrond als tekening en een pdf, en de meetdata in het bestand van het meetinstrument plus een leesbare samenvatting. Allemaal formaten die je zelf kunt openen en aanpassen, ook als je ooit met een andere partij verder gaat.
Kunnen jullie ook labelen als de kabels nu geen enkel label hebben?
Ja, dat is meestal de situatie. We geven het hele pand een doorlopende nummering en printen de labels machinaal, aan beide uiteinden. Bestaat er al een systeem dat klopt, dan houden we dat aan, want een tweede nummering naast de eerste maakt het alleen maar erger.
Meten jullie tijdens de inventarisatie ook de kwaliteit van de kabels?
Ja, elke aansluiting gaat door de meter. Wil je een volwaardig certificeringsrapport met alle waarden per punt afgezet tegen de norm, dan combineren we het met het certificeren van de bekabeling. Dat is in één ronde efficiënter dan twee keer langskomen.
Nemen jullie ook camera’s, toegangscontrole en accesspoints mee?
Als je dat wilt wel. Alles wat op het netwerk zit hoort in hetzelfde overzicht: op welke poort het hangt, welk adres het heeft en hoeveel PoE het trekt. Juist bij camera’s en deurcontrollers is dat later waardevol, want dat zijn de aansluitingen waar niemand zomaar aan durft te komen.
Wij hebben al een oude tekening. Is die bruikbaar?
Vaak als vertrekpunt wel. We leggen de tekening naast wat we aantreffen en werken hem bij. Dat scheelt tekenwerk. Wat er niet meer klopt halen we eruit, want een tekening waar de helft van niet meer klopt is lastiger dan geen tekening.
Blijft het dossier actueel als er later iets bij komt?
Alleen als het wordt bijgehouden. Alles wat wij daarna in het pand doen verwerken we in het dossier. Laat je zelf of via een andere partij aansluitingen bijmaken, geef dat dan door of laat het periodiek bijwerken. Panden met een onderhoudsafspraak nemen dat meestal daarin mee.